Peran Komunikasi Dalam Organisasi

1.      Pengertian dan Arti Penting Komunikasi 
 

Istilah komunikasi atau dalam bahasa inggris communication yang berasal dari kata Latin  communis yang berarti sama. Sama dalam hal ini maksudnya yaitu sama makna.(Prof. Drs. Onong Uchjana Effendy, M.A., 2011).

Komunikasi lebih banyak diterapkan dalam bentuk percakapan atau interaksi. Suatu proses komunikasi dapat terjadi apabila ada dua orang atau lebih yang saling terlibat dan mereka memiliki kesamaan makna dalam percakapannya. Kesamaan bahasa dalam proses komunikasi belum menjamin orang-orang yang terlibat mengerti akan maksud dari percakapan atau pembicaraan tersebut sehingga komunikasi yang baik adalah yang bersifat komunikatif yaitu selain mengerti bahasa yang dipergunakan, juga mengerti makna dari hal yang dipercakapkan.

Komunikasi minimal harus mengandung kesamaan makna diantara pihak yang terlibat. Dikatakan minimal karena kegiatan komunikasi tidak hanya sebatas informatif saja, akan tetapi juga bersifat persuasif yaitu agar orang lain bersedia menerima suatu paham atau melakakukan suatu kegiatan.

Dalam suatu organisasi, komunikasi merupakan suatu hal yang tak dapat dihindari, mengingat bahwa organisasi merupakan sekelompok individu yang memiliki tujuan yang sama. Dengan adanya tujuan yang sama maka syarat minimal komunikasi sudah terpenuhi. Dengan adanya komunikasi yang baik maka hubungan antara individu dalam sebuah organisasi juga akan terjalin dengan baik. Serta hubungan yang baik dapat meningkatkan aksi para anggotanya untuk mencapai tujuan yang mereka inginkan. 

2.      Jenis dan Proses Komunikasi

 

-          Jenis komunikasi

Komunikasi terbagi menjadi beberapa jenis yaitu:

a.       Menurut penyampaiannya

1.      Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan merupakan komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak dimana ada dua pihak yang saling bertatap muka.

2.      Komunikasi Tertulis

Komunikasi tertulis merupakan komunikasi yang terjadi secara tidak langsung akan tetapi melalui media tertulis seperti surat, naskah, dan lain-lain.

b.      Menurut Kelangsungannya

1.      Komunikasi Langsung

Proses komunikasi dilakukan secara langsung tanpa adanya perantara.

2.      Komunikasi Tidak Langsung

Proses komunikasi yang dilakukan secara tidak langsung atau melalui perantara.

c.       Menurut Perilaku

1.      Komunikasi Formal

Komunikasi yang terjadi dalam sebuah organisasi atau perusahaan yang caranya telah diatur dalam struktur organisasi.

2.      Komunikasi Informal

Komunikasi yang terjadi dalam sebuah perusahaan yang caranya tidak diatur dalam struktur organisasi.

3.      Komunikasi Nonformal

Proses komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang bersifat formal dan informal.

d.      Menurut ruang lingkup

1.      Komunikasi Internal

Merupakan komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi.

2.      Komunikasi Eksternal

Merupakan komunikasi yang terjadi di luar ruang lingkup organisasi.

e.       Komunikasi menurut aliran informasi

1.      Komunikasi Satu Arah (Simplex)

Merupakan komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja.

2.      Komunikasi Dua Arah (Duplex)

Merupakan komunikasi yang bersifat timbal balik.

3.      Komunikasi ke Atas

Komunikasi yang terjadi dari bawahan ke atasan.

4.      Komunikasi ke Bawah

Komunikasi yang terjadi dari atasan ke bawahan

5.      Komunikasi ke Samping                        

Komunikasi yang terjadi diantara orang-orang yang memiliki kedudukan sejajar.

-          Proses Komunikasi

Proses komunikasi terbagi menjadi dua tahap yaitu secara primer dan sekunder.

a.       Proses Komunikasi Secara Primer

Proses komunikasi secara primer merupakan proses penyampaian pikiran atau perasaan dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang atau simbol sebagai media. Lambang yang dimaksud dalam hal ini adalah bahasa, bahasa tubuh, isyarat, gambar dan sebagainya yang dapat menjadi penerjemah dari perasaan maupun pikiran para komunikatornya. Dalam kegiatan sehari-hari, lambang yang paling sering digunakan adalah bahasa, bahasa dapat menjadi penghubung komunikasi yang baik. Selain itu bahasa tubuh juga dapat digunakan namun tidak terlalu efektif dalam penggunaannya. Bahasa tubuh dapat mengakibatkan kesalahan penafsiran antar komunikator yang dapat berakibat fatal yaitu kesalahpahaman.

Media gambar dan warna juga sering digunakan dan media ini merupakan media yang lebih menonjolkan komunikiasi secara visual. Namun dalam kesehariannya komunikasi dapat memadukan antara lambang-lambang tersebut dan dapat membuat komunikasi menjadi semakin baik.

Proses dari komunikasi primer ini antara lain yaitu dimulai dengan komunikator menyandi (encode) dalam hal ini komunikator memikirkan ide/pikiran serta perasaan yang akan disampaikan dengan bahasa yang dimengerti oleh komunikan. Lalu komunikan akan menjadi decoder yaitu menafsirkan apa yang dimaksud oleh sang komunikator. Setelah menafsirkan maka sang komunikan memberikan tanggapan kepada sang komunikator. Proses ini disebut proses umpan balik. Dan proses ini dapat berulang hingga sesuai dengan yang dikehendaki oleh komunikan dan komunikator.

b.      Proses Komunikasi Secara Sekunder

Proses komunikasi sekunder adalah proses komunikasi yang menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua dan lambang sebagai media pertama.

Proses dari komunikasi sekunder ini yaitu pertama tama komunikator melakukan encoding yaitu memikirkan ide atau pikiran yang akan disampaikan kepada komunikan. Lalu yang kedua yaitu komunikator menuangkan pikiran atau perasaan itu terhadap suatu media baik berupa surat, naskah dan sebagainya. Setelah itu komunikator mengirimkan kepada komunikan lalu komunikan menerimanya dan menafsirkan apa yang dimaksud oleh komunikator, lalu proses umpan balik pun terjadi,  komunikan dapat memberikan tanggapan kepada komunikator dan begitu pula sebaliknya.

 
3.      Komunikasi Efektif
 

Komunikasi efektif adalah komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap pada orang lain yang dapat terlihat dalam proses komunikasi. Dengan kata lain komunikasi ini merupakan komunikasi yang berhasil sehingga dampaknya terlihat.

Berikut ini merupakan hal yang dapat dijadikan ukuran untuk komunikasi efektif, yaitu:

a.       Pemahaman

Merupakan penerimaan atau penafsiran yang cermat oleh komunikan sehingga dapat mengerti maksud dari hal yang ingin disampaikan oleh komunikator.

b.      Kesenangan

Apabila komunikasi efektif terjadi diantara komunikan dan komunikator maka mereka akan merasa saling senang.

c.       Mempengaruhi Sikap

Jika komunikator berhasil merubah sikap dan tindakan komunikan maka dapat dikatakan bahwa komunikasi efektif sudah terjadi.

d.      Memperbaiki Hubungan

Hubungan yang tidak baik dapat membuat komunikasi tidak berjalan dengan semestinya, sehingga agar komunikasi efektif maka diperlukan tindakan memperbaiki hubungan terlebih dahulu.

e.       Tindakan

Mendorong komunikan untuk melksanakan tidakan yang sesuai dengan keinginan komunikator.

4.      Implikasi Manajerial
 

Implikasi manajerial merupakan proses pengambilan keputusan dalam organisasi manajerial yang baik. Selain itu implikasi manajerial juga berarti penerapan dalam mengatur dan menentukan keputusan terhadap suatu masalah di dalam organisasi guna mendapatkan hasil yang lebih baik. Dalam manajemen terdapat 2 implikasi yaitu:

a.       Implikasi prosedural meliputi tata cara analisis, pilihan representasi, perencanaan kerja dan formulasi kebijakan.

b.      Implikasi kebijakan meliputi sifat substantif, perkiraan ke depan dan perumusan tindakan.

Daftar pustaka:

Effendy, Onong Uchjana. 2011. Ilmu Komunikasi Teori Dan Praktek. Bandung: PT. Remaja       Rosdakarya.

Katin, Istiqomah. 2013. Jenis-jenis Komunikasi. The Achiever. http://istikatin.blogspot.com/2013/10/jenis-jenis-komunikasi_2026.html. 17 Maret 2014. 14.24 WIB.

Muhammad, Arni. 2005. Komunikasi Organisasi. Jakarta: PT. Bumi Aksara.

Pace, R. Wayne dan Don F. Faules. 2001. Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

Pratama, Asri. 2013. Komunikasi Efektif Dan Implikasi Manajerial. Dunia Tugas Asri. http://duniatugasasri.wordpress.com/2013/06/11/komunikasi-efektif-implikasi-manajerial/. 17 Maret 2014. 15.30 WIB.